Anwendung: Rechnungsverwaltung

Die Erfassung und dauerhafte Speicherung von Rechnungen ist schon bei kleinen Unternehmen essentiell f├╝r eine geordnete Buchf├╝hrung. Auch wenn Rechnungen in der Regel noch in Papierform verschickt werden, so erfolgt doch oft eine elektronische Erfassung mittels Scanner und m├Âglicherweise anschlie├čender Texterkennung. Das erfasste Dokument muss abgelegt und insbesondere muss die Pr├╝fung und Bezahlung der Rechnung durch Mitarbeiter erfolgen. Je nach Rechnungsaufkommen werden die Schritte eines solchen Arbeitsablaufs (Workflow) auf mehrere Personen verteilt. SeedDMS bietet hier eine ideale Unterst├╝tzung und viele Varianten der Umsetzung.

Der Import der Dokumente

SeedDMS bietet keine direkte Scanner-Unterst├╝tzung, was prinzipiell aufgrund der Client/Server-Architektur ohnehin schwierig zu realisieren ist, bietet aber durch das Konzept der Ablageordner im Dateisystem auf dem Server eine einfache M├Âglichkeit, bereits als Datei vorliegende Rechnungen in das DMS aufzunehmen. Dazu greift SeedDMS direkt auf den Ablageordner zu und importiert die Dateien von dort, was zudem den Vorteil bietet, dass selbst sehr gro├če Dokumente z├╝gig importiert werden k├Ânnen. Alternativ bietet sich die Aufnahme des Dokuments in das DMS ├╝ber WebDAV an.

Individuelle L├Âsungen lassen sich ebenfalls durch die sehr m├Ąchtige Programmierschnittstelle von SeedDMS realisieren und somit den Import vollst├Ąndig automatisieren. Denkbar w├Ąre etwa der Import in ausgew├Ąhlte Ordner im DMS in Abh├Ąngigkeit vom Rechnungssteller.

Die Verarbeitung der Rechnungen im DMS kann in vielen Varianten umgesetzt werden. Ma├čgebend ist hier das Rechnungsaufkommen, die involvierten Mitarbeiter und die gew├╝nschten Verantwortungsbereiche. SeedDMS bietet dazu die gezielte Rechtevergabe f├╝r Ordner und Dokumente an, aber auch die Implementation eines individuellen Workflows pro Dokument. Diese zweite Variante soll im folgenden n├Ąher beschrieben werden.

Ausgehend vom importierten Dokument sind drei Schritte (Aktionen) bis zur abschlie├čenden Archivierung vorgesehen.

  1. Die Anreicherung mit Meta-Daten (kompletieren)
  2. Die inhaltliche Pr├╝fung (pr├╝fen)
  3. Die Bezahlung der Rechnung (bezahlen)

Daraus ergeben sich die Zust├Ąnde 'importiert', 'kompletiert', 'gepr├╝ft' und 'bezahlt'. Nicht betrachtet wird der Fall, dass eine Rechnung abgelehnt wird, etwa aufgrund einer nicht vollst├Ąndig erbrachten Leistung. SeedDMS k├Ânnte auch dies ├╝ber den Workflow-Editor modellieren.

Anreicherung mit Meta-Daten

Den importierten Dokumenten fehlen oft noch zus├Ątzliche beschreibende Daten, die insbesondere das Wiederauffinden im Bestand erm├Âglichen. Bei Rechnungen k├Ânnte dies die Rechnungsnummer oder Rechnungssteller sein. SeedDMS bietet f├╝r die Erfassung individueller Daten die M├Âglichkeit, beliebige Attribute an Dokumente zu heften, die dar├╝berhinaus auch von der Volltextindizierung erfasst werden. Diese Aufgabe muss nicht unbedingt durch Mitarbeiter der Buchhaltung erfolgen. Im Workflow wird f├╝r diesen Arbeitsschritt daher eine eigene Gruppe von Mitarbeitern vorgesehen.

Inhaltliche Pr├╝fung der Rechnung

Schritt 2. erfolgt in der Regel durch die Fachabteilung, die eine inhaltliche Pr├╝fung vornehmen kann, weil die in Rechnung gestellt Leistung oder das Produkt von ihr beauftragt wurde. Ob diese Aufgabe einzelnen Personen oder einer Gruppe zugewiesen wird, entscheidet der Einzelfall.

Bezahlung der Rechnung

Eine Rechnung, die erfolgreich gepr├╝ft wurde, kann in der Regel auch bezahlt werden. Die Entscheidung dar├╝ber trifft vermutlich die Buchhaltung. Wird auch diese Aktion ausgef├╝hrt gilt der Rechnungsvorgang als abgeschlossen.