Anwendung: Protokollfreigabe

In Vereinen, Unternehmen, Beh├Ârden, usw., also ├╝berall dort wo Arbeitstreffen, Besprechungen oder Versammlungen stattfinden, werden Protokolle erstellt. Nach deren Erstellung m├╝ssen alle beteiligten Parteien inhaltlich zustimmen, das Protokoll also zun├Ąchst pr├╝fen und abschlie├čend freigeben. Erfolgte fr├╝her der Versand eines Protokolls ├╝ber die Hauspost oder gar auf dem Postweg, so wird heutzutage vorwiegend E-Mail verwendet. Der elektronische Versandweg beschleunigt dieses Verfahren, verringert aber nicht den Verwaltungsaufwand. Die Aufforderungen zur Pr├╝fung und Genehmigung des Protokolls m├╝ssen weiterhin versandt und nachgehalten werden. Personen, die nicht innerhalb einer Frist reagieren, m├╝ssen erneut angeschrieben werden, die Zustimmung oder Ablehnung eines Protokolls muss nachweislich dokumentiert werden und letztlich muss das Dokument f├╝r bestimmte Zeit archiviert werden. SeedDMS bietet f├╝r solch einen klassischen Vorgang Unterst├╝tzung in unterschiedlicher Form.

Protokollerstellung

Schon in der ersten Phase, bei der Erstellung des Protokolls, kann SeedDMS hilfreiche Dienste leisten. Insbesondere dann, wenn die Erstellung nicht von einer Person, sondern ├╝ber mehrere Personen koordiniert werden muss. Das Sperren und die Versionierung von Dokumenten erlauben die gemeinsame, konfliktfreie Bearbeitung. Den einfachen Zugang zum Protokoll bietet der WebDAV-Server von SeedDMS, sodass direkt aus der Textverarbeitung auf die Protokolldatei zugegriffen werden kann. In dieser Phase wird man vermutlich in einem Ordner des DMS arbeiten, der nur f├╝r die Protokollf├╝hrer sichtbar und beschreibbar ist. Mit Fertigstellung des Protokolls tritt der eigentliche Workflow zur Pr├╝fung und Genehmigung in Kraft.

Pr├╝fung und Genehmigung

Schon lange verf├╝gt SeedDMS ├╝ber einen einfachen, aber f├╝r viele Anwendungsf├Ąlle ausreichenden Workflow, der zun├Ąchst eine Pr├╝fung und dann eine Freigabe des Dokuments unterscheidet. Jeder dieser beiden Schritte kann aber auch zu einer Ablehnung des Dokuments f├╝hren. Dieser, als 'traditionell' bezeichnete Workflow ist f├╝r das hier beschriebene Szenario bereits geeignet. Mit Version 4.0.0 wurde ein Workflow-Editor eingef├╝hrt, der beliebige Abl├Ąufe modellieren kann. Die nebenstehende Abbildung zeigt den gerade beschriebenen Workflow, der im Workflow-Editor nachempfunden wurde. Ausgangspunkt ist das rote Oval. Von hier aus ist ein 'review' oder 'reject' durch den Benutzer Uwe Steinmann m├Âglich. Im Fall eines reviews steht die abschlie├čende Genehmigung (approve) durch den Benutzer user1 an. Auch hier kann wieder abgelehnt werden. Beachtenswert ist hier die M├Âglichkeit, dass die Ablehnung und Zustimmung nicht durch die gleiche Person erfolgen muss, auch wenn das in diesem Fall so modelliert wurde. In der Grafik nicht zu sehen ist der Dokumentenstatus, der sich mit Erreichen der Zust├Ąnde REJECTED und APPROVED auf 'abgelehnt' bzw. 'ver├Âffentlicht' ├Ąndert.