Anwendung: Normenverwaltung

Als Beispiel f├╝r die Verwaltung vieler Dokumente und dem Anspruch diese in einem Unternehmen zentral zug├Ąnglich zu machen, wird im folgenden eine Normenverwaltung beschrieben. Normen werden, wie viele andere Dokumente heutzutage, vorwiegend als PDF-Dokument erworben und m├╝ssen dann den Fachabteilungen eines Unternehmens zur Verf├╝gung gestellt werden.

Aufnahme der Norm

Die Beschaffung von Normen erfolgt im Unternehmen oft ├╝ber die gleichen Lieferanten wie f├╝r die sonstige Literatur, also B├╝cher, Zeitschriften und Loseblattsammlungen. Handelt es sich dabei allerdings nicht mehr um Printmedien, sondern um elektronische Dokumente, dann versagen die ├╝blichen Verteilungsmechanism, wie beispielsweise Uml├Ąufe. Insbesondere f├╝r Normen, die von vielen Fachabteilungen ben├Âtigt werden und oft ├╝ber einen sehr langen Zeitraum bereitgestellt werden m├╝ssen, bietet sich die Ablage in einem DMS wie SeedDMS an. Hinzu kommt die Verwaltung der Versionen und die Bez├╝ge zu anderen Normen, die SeedDMS ebenfalls verwalten kann.

Die Aufnahme der Norm in SeedDMS erfolgt sinnvollerweise direkt ├╝ber die Beschaffungsabteilung, die allerdings kaum beurteilen kann, wo die Norm in der Ordnerstruktur des DMS letztlich abgelegt werden soll, weil diese von Fachabteilungen eingerichtet wird. Man wird daher ein Eingangsverzeichnis anlegen, auf das die Beschaffungsabteilung schreibend zugreifen darf. ├ťber eine automatische Benachrichtung kann mit jedem Neueingang die f├╝r die Pflege der Normenverwaltung zust├Ąndige Person informiert werden. Ihr obliegt es, das Dokument gegebenfalls mit Meta-Daten zu versehen und an den Zielort zu verschieben.

Ablage im DMS

Die Ablage im DMS ist stark von der Unternehmensstruktur und den Anforderungen an eine Normenverwaltung abh├Ąngig. SeedDMS bietet hier jedoch genug Mittel, um Normen zu finden und Bez├╝ge zu anderen Normen herzustellen. Durch Dokumentenanh├Ąnge k├Ânnen auch Kommentare oder konkrete Anweisungen zur Umsetzung einer Norm hinzugef├╝gt werden.